集美大学《归档文件整理规则》实施细则

发布时间:2018-03-27      访问次数:

集美大学档案馆文件

档案[2017]5

集美大学《归档文件整理规则》实施细则

第一章 总则

   第一条 为了适应文档一体化和档案管理的现代化的需求,规范归档文件的整理方法,提高工作效率,保证整理工作质量,根据国家、省、市档案局发布的《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)和教育部颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的文件精神,结合本校实际,制定本实施细则。
    第二条 本实施细则所指的归档文件,是指本校在各项职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料,包括纸质和电子文件材料。
    第三条 本实施细则所指的归档文件整理,是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括装订、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。
    第四条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理,并保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

电子文件归档整理应保证其真实准确、齐全完整、有效可用。

第五条 归档质量要求:

一、归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修裱,字迹模糊或易退色的文件、传真纸应予复制,并附于原件后一并归档。

二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除金属物,纸张幅面尺寸超过国际标准A4型规格加以折叠。

第二章 归档文件整理的组织工作

第六条 各单位的兼职档案员应做好归档文件材料的平时积累,及时收集,严格登记,严格检查,妥善保管。
    第七条 各单位在工作中形成的具有保存价值的文件材料,由本部门兼职档案员进行整理、组卷,并按照《集美大学档案管理办法》(集大综【2017】8号)的归档时间向档案馆移交。
    第八条 档案馆人员必须严格履行岗位职责,加强与各部门、学院的联系,进行业务指导,认真细致,严把质量检查关。

第三章 归档文件的整理

第九条 归档文件的整理组件与装订

一、归档文件以件为单位进行整理,一般以每份文件为一件。下列文件或文本在装订时,作为一件:

(一)文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;

(二)正文与附件为一件;

(三)原件与复制件为一件;

(四)转发文与被转发文为一件;

(五)正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;

(六)来文与复文为一件,经过若干层次办理的来文复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件;例如:请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件,可作为一件;
    (七)报表、名册、图册等按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件;未装订成册而式样同一的表格以一定的单位组合,装订在一起作为一件;

(八)学校会议记录以每次会议为一件,(用记录本记录的,一本为一件 );

(九)成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件;

(十)计算机及网络环境下形成的文件,若定稿无重要修改手迹或无领导批示的,正文与发文稿为一件。
    二、排序装订

(一)、归档文件排序时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;中文本在前,其它文本在后。需要保留文件处理单的,处理单在前,收文在后。文件定稿如果是计算机打印的,没有修改笔迹,且内容与正文完全一致,只需将文件的发文稿附在正文之后。
    (二)、归档文件统一用直角法装订。即将文件左、上侧对齐后,在左上角用牛皮纸包角;较厚的文件采用左上角用线装订后包角方法;已成册不易拆封且未使用金属材料装订的文件材料,可保持原貌不变。

第十条 归档文件的分类

归档文件的分类按“年度—机构—保管期限”分类方法进行分类。年度—机构—保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,按机构设置类目,再根据保管期限分类。机构类目设置,档案的归类按《集美大学综合档案实体分类办法》(档案【2017】4号)执行。

一、按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。
   
当几份文件作为一件时,应以装订在前面的文件日期为准。如正本与定稿为一件时,以正本日期为准;正本与附件为一件时,以正文日期为准;转发文与被转发文为一件时,以转发文日期为准;来文与复文为一件时,以复文日期为准。

二、按机构分类

将文件按其形成或承办机构分类,应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类,涉及多部门形成的归档文件,归入文件主办部门。

三、按保管期限分类

就是将文件按划定的保管期限进行分类。

第十一条 归档文件的排列

   归档文件的排列方法,应在分类方案的最低一级类目(保管期限)内,按事由结合时间顺序排列。会议文件、统计报表、非诉讼案件等成套文件可集中排列。

第十二条 归档文件的编页

纸质归档文件一般以件为单位编制页码,每件归档文件从“1”开始流水编号。

页码应逐页编制,分别标注在文件正面右上角空白位置。归档文件中有图文的页面为一页,空白页不编页码。大张的统计表折叠后,未折叠前的图文页面为一页;文件处理单与文件一同归档的,文件处理单也应编制页码。

文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。
   
第十三条 归档文件的编号
   
一、归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,档号的结构为:全宗号-年度-档案门类机构代码-保管期限-件号。上、下位代码之间用“-”连接,如“6-2015-DQ11-Y-0001”。

档号按照以下要求编制:

  (一)、全宗号:集美大学合并前原财经学院全宗号为1,原航海学院全宗号为2,原师范学院全宗号为3,原水产学院全宗号为4,原体育学院全宗号为5,集美大学全宗号为6,原工业学校全宗号为7。

  (二)、年度:年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。

(三)档案门类部门代码:归档文件档案门类部门代码按党群、行政等分类的2位汉语拼音首字母DQ”、“XZ”加上部门代号“11”、“12”等标识。具体代码见《集美大学综合档案实体分类办法》(档案【2017】4号)

(四)保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识

(五)件号件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。

二、归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。若文件处理单随同文件一道归档的可将归档章盖在处理单上。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数等项目。
    第十四条 归档文件的编目
    编目是指编制归档文件目录。设置有序号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。目录各项目的具体填写要求如下:
    一、序号:填写归档文件顺序号。

二、责任者:文件的发文机关或署名者。

三、文号:文件的发文字号。填写时应照实抄录,不能省略。

四、题名:填写文件标题。文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加“[  ]”。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。

五、日期:填写文件的形成时间,以8位阿拉伯数字写明年、月、日,如2015年2月2日应写为20150202,作两行填写时,应为 “2015”。

0202

六、页数:填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页,空白页不计。  

七、备注:注释文件需要说明的情况。

归档文件目录用纸规格采用国际标准A4,目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目,其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。  
    第十五条 归档文件的装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。

一、档案盒规格:档案盒应采用无酸纸制作,其外形尺寸为310mmX220mm(长X宽)盒脊厚度可以根据需要为20mm、30mm、40mm等。

二、装盒要求:不同年度、机构、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。归档文件装盒时,应视文件的厚度选择适宜的档案盒,档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下,不至使文件弯曲受损。

三、根据档案盒盒脊、备考表内容,按规范、标准逐项填写清楚。

第十六条 排架

归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与归档文件分类方案一致,将每年形成的档案按机构序列依次上架,便于实体管理。

第十七条 归档电子文件的整理要求

一、归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目,依照本《细则》的规定执行,在内容、相关说明及描述上应与纸质文件保持一致。

二、归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参照《数字档案室建设指南》(2014年)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46)等标准执行。

三、归档电子文件整理,应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)等标准的应用系统。

第四章 附则

第十八条 本细则由校档案馆负责解释。    

第十九条 本细则自印发之日起执行。

                                      集美大学档案馆

                                     2017年12月5日